Tijd vrijmaken voor leiders

Tijd vrijmaken voor jezelf is een van de meest waardevolle dingen die je kunt doen als je leidinggeeft aan een team, bijvoorbeeld als ondernemer, manager, of directeur.

Of zoals Henry Kissinger ooit zei: 

“There cannot be a crisis next week.
My schedule is already full.”

Mijn eigen bedrijf begon pas écht te groeien, nadat ik mezelf had weggewerkt uit de dagelijkse operaties.

Opeens had ik voldoende afstand van de lopende zaken, om alles te gaan optimaliseren.

En kreeg ik eindelijk tijd en energie om nieuwe dingen te gaan leren en mooie nieuwe kansen te pakken!

Dat gun ik jou ook, dus daarom krijg je vandaag vier steengoede tips van me. Dezelfde tips waar onze ondernemer-klanten ook schrikbarend veel tijd mee vrijspelen.

Maak eens een lijstje met alle dromen die je nog hebt. En een ander lijstje met alle problemen die je zo snel mogelijk kwijt zou willen raken.

Leg die twee lijstjes naast elkaar en je zult waarschijnlijk zien, dat veel van je dromen helemaal niet zo onhaalbaar zijn — als je maar tijd zou hebben om ze waar te maken.

En je merkt waarschijnlijk ook, dat je de meeste problemen prima kunt oplossen, als je er maar echt aan toe zou komen.

Tijd, dat is wat leidinggevenden nodig hebben.

Gewoon rustig de tijd hebben om de allermooiste dingen voor elkaar te krijgen.

Alleen is het voor de meeste leiders knap lastig om te zien hoe je nou écht tijd vrijmaakt, zonder je huidige verantwoordelijkheden te laten lopen.

Met de volgende tips gaat dat eigenlijk heel soepel.

4 Tips om je belangrijkste probleem als leider op te lossen

• Doe een Time X-Ray
• Moet jij dit echt zelf doen?
• Bepaal wat je nikkel-, zilver- en goudwerk is
• Gebruik de 5 manieren om tijd vrij te maken

Stap 1. Doe een Time X-Ray

We beginnen met het maken van een röntgenfoto van je agenda. Zo zie je snel waar al die tijd verdwijnt.

Dat begint met twee weken tijdschrijven. Je kunt speciale software gebruiken, alles bijhouden in een simpele spreadsheet, of desnoods een kladblokje op de hoek van je werktafel leggen.

De enige regel is, dat je het meteen opschrijft, wanneer je aan iets nieuws gaat werken.

Zelfs als je maar 2 minuten bezig bent geweest met een taakje: noteer het meteen.

Achteraf je logboek bijwerken, aan het einde van de dag ofzo, werkt helaas niet. Dit moet je echt meteen in het moment doen.

Steekwoorden zijn prima:

• Koffiedrinken team
• Verkoopgesprek
• Inbox leeg

Sommige mensen vinden het fijn om ook categorieën te noteren: boekhouding, email, project X, enzovoort.

Stap 2. Moet jij dit doen?

Aan het eind van de twee weken loop je door je tijdschrijflogboek en analyseer je waar al je werktijd aan is opgegaan.

Hoe vaak word je bijvoorbeeld gestoord? En door wie dan precies? Klanten? Teamleden? Jijzelf? De meeste leiders met wie ik deze opdracht heb gedaan, zijn oprecht geschokt als ze opeens op een rijtje zien hoe weinig echte geconcentreerde denktijd ze eigenlijk hebben. En hoe regelmatig ze wel niet worden onderbroken.

Hoeveel energie kost ‘t werk wat je hebt gedaan? Deze tips gaan over tijd vrijmaken, maar soms is energie vrijspelen nog belangrijker. En weerstand omzeilen. Welk soort werk heb je de afgelopen weken gedaan, wat je écht energie heeft gegeven? En welk werk zuigt je helemaal leeg? Als je dat wegwerkt, verdien je nog meer terug dan alleen tijd.

Stap 3. Bepaal wat je nikkel-, zilver- en goudwerk is

De volgende stap is om alle items uit je logboek in te delen in een van drie categorieën: nikkelwerk, zilverwerk en goudwerk.

Zet gewoon een ‘n’, een ‘z’, of een ‘g’ achter elke regel.

Nikkelwerk is al het werk wat je ook voor 10-50 euro per uur had kunnen uitbesteden. Bij zilverwerk ligt dat bedrag tussen de 50 en de 100 euro. En goudwerk is al het werk wat meer dan 100 per uur waard is.

De meeste leiders merken dat dit ze al enorm veel inzicht geeft. En dat ze automatisch al op ideeën komen om tijd vrij te maken. Als je dat ook hebt, vind ik het altijd leuk als je die inzichten ook met mij wilt delen.

Stap 4. Gebruik de 5 manieren om tijd vrij te maken

Nu je een aardig idee hebt van allerlei soort werk die je liever kwijt zou zijn, komen we toe aan de volgende stap. Tijdrovend, slopend, vervelend werk wegwerken.

Dat is dan meteen het moment om m’n ‘5 Manieren om tijd vrij te maken’ in te zetten:

1. Stoppen
2. Frequentie verlagen
3. Optimaliseren
4. Delegeren
5. Outsourcen

Gewoon helemaal stoppen met een bepaalde taak, project of proces is vaak een prima manier om diezelfde tijd voortaan te investeren in ander, waardevoller werk. Helaas is het niet altijd even makkelijk. Dikke kans bijvoorbeeld dat je nog wat moet uitleggen, onderhandelen en handje drukken, voordat je een tijdrovend project wat eigenlijk nergens toe leidt, kunt stoppen.

Dan is het verlagen van de frequentie vaak makkelijker. Elke veertien dagen vergaderen, in plaats van elke week, kan zo 2 uur per week opleveren. Maar 2x per dag je Slack checken, in plaats van elk moment dat je je even verveelt, scheelt ook een slok op een borrel. Frequenties verlagen vergt meestal niet zoveel voorbereiding, maar levert wel mooie lege uren in je agenda op.

De derde manier waarmee je tijd kunt besparen is het steeds weer optimaliseren van een ander onderdeel van je werk. Als je elke maand één vaste taak optimaliseert, waardoor je een stuk sneller klaar bent, dan maak je in een jaar enorme klappen. In m’n bestseller ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ heb ik bijvoorbeeld beschreven hoe je je e-mail kunt verwerken in de helft van de tijd. Sommige lezers hebben daar alleen al uren en uren per week mee vrijgemaakt!

Verder kun je er vaak voor kiezen om vooral nikkel- en zilverwerk te delegeren naar iemand uit je team, die wél energie krijgt van dat soort werk. Boekhouding. Administratie. Simpel projectmanagement. Waarom zou je dat allemaal zelf moeten doen? Je teamleden kunnen dat werk vaak ook een stuk goedkoper doen dan jij, zoals ik beschreef in m’n andere bestseller ‘Schaamteloos delegeren’. 

En tenslotte kun je projecten en processen ook outsourcen naar andere mensen dan je eigen teamleden. Schuif je taken en projecten gewoon door naar freelancers, virtuele assistenten, leveranciers. Zij blij. Jij blij. Opeens kom je weer toe aan goudwerk. Of zelfs aan diamantwerk. Vergeet niet dat je sommig werk zelfs kunt outsourcen naar je klanten, zoals KLM bijvoorbeeld heeft gedaan met het online laten boeken van tickets, of IKEA met het in elkaar laten schroeven en plaatsen van kasten.

Eén belangrijke valkuil

Vanochtend had ik een coachingcall met een van de UNLIMITED-ondernemers die al jaren meedraait, die net heeft verlengd voor zijn volgende jaar, en die de afgelopen jaren al veel tijd heeft vrijgemaakt.

We hadden het er samen over, dat het wel echt belangrijk is om de tijd die je vrijspeelt in te zetten voor de allerbelangrijkste dingen in je werk en leven.

Stel dat je 8 uur per week vrijmaakt — en die dan meteen weer vol laat lopen met ander nikkelwerk, dan schiet je er uiteindelijk niets mee op.

Diamantwerk

Alles in je werk en leven wordt veel leuker als je je extra tijd investeert in diamantwerk, wat 1000+ euro per uur oplevert.

Zeker als ondernemer met een team, is de verleiding heel groot om het overgrote deel van je tijd weg te laten lopen in steeds weer urgent nikkelwerk.

Als je dat merkt in je eigen werk, dat je eigenlijk vooral brandjes aan ’t blussen bent en niet echt toekomt aan het goud- en diamantwerk waar je eigenlijk heel graag aan toe wilt komen, meld je dan aan voor een gratis UNLIMITED coachingcall.

In zo’n call helpt Marleen je om je dromen en doelen voor je bedrijf op een rijtje te zetten – en om te kijken of meedoen met UNLIMITED je zou helpen om ook écht door te schakelen naar de volgende versnelling.

Als dat bij je past, kon het wel eens je hele leven upgraden dit jaar!

Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp

Zodra je eraan toe bent, zijn hier drie manieren waarop ik je kan helpen:

1)        Geniet van m’n gratis online training met 20 Delegeertips. De ideale mini-cursus voor elke leider die op een slimme, snelle en uiterst efficiënte manier wil managen: Schrijf je gewoon even hier in en je bent klaar om te gaan!

2)        Doe mee met ons ‘Glashelder Programma.’ Je snapt niet hoe het kan, maar de dagen glippen weg als een cartoonesk snelle zandloper. Je werk? Echt af? Haha, vergeet het maar! Je voelt je stiekem schuldig omdat je weet dat je zou moeten werken aan die uiterst belangrijke projecten — die alleen jij aankan. Want die, vriend, bepalen de toekomst van je hele team of zelfs je complete bedrijf… Bestel dus hier je ticket en bereid je voor op de ontspanning van je leven!

3)        Word een UNLIMITED ondernemer. Voor ondernemers met een team. Los de meest frustrerende problemen in je bedrijf op. Optimaliseer je marketingfunnel. Krijg zelf veel meer vrije tijd. Professionaliseer je team. Trek geweldige nieuwe klanten aan: bekijk hier alle informatie en ervaringen van deelnemers.